Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana ("Kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi melalui aplikasi Ritma ("Layanan"). Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
1. Peran para pihak
- Perusahaan yang mendaftarkan akun bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi atas data karyawannya. Perusahaan menentukan siapa yang didaftarkan, jadwal kerja, lokasi kantor, dan aturan absensi.
- Kami bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi: memproses data hanya untuk menyelenggarakan Layanan sesuai instruksi Perusahaan.
- Untuk data Admin yang mendaftar (nama, email, nomor WhatsApp), Kami bertindak sebagai Pengendali untuk keperluan akun dan penagihan.
2. Data yang dikumpulkan
| Data | Sumber | Tujuan |
|---|---|---|
| Nama, email, nomor telepon, nomor induk karyawan, jabatan, departemen, tanggal bergabung | Dimasukkan Admin saat mendaftarkan karyawan | Identitas akun, penjadwalan, rekap absensi |
| Koordinat GPS dan tingkat akurasinya | Perangkat karyawan saat menekan tombol absen masuk/pulang | Memastikan absensi dilakukan dalam radius lokasi kantor yang ditentukan Perusahaan |
| Foto selfie | Kamera perangkat saat absen masuk/pulang | Memastikan absensi dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan |
| Waktu absen, status telat/pulang cepat, catatan | Dihasilkan Layanan saat absen | Pencatatan kehadiran dan rekap |
| Pengajuan izin/sakit/cuti beserta lampiran (mis. surat dokter) | Diunggah karyawan | Persetujuan izin oleh Admin |
| Alamat IP dan jenis perangkat | Otomatis saat absen dan masuk | Keamanan dan pencegahan penyalahgunaan |
| Gaji, komponen tunjangan/potongan, rekening bank, tanggal lahir, status PTKP (hanya bila Perusahaan memakai modul gaji) | Dimasukkan Admin | Perhitungan gaji, BPJS, PPh 21, dan slip gaji |
| Bukti transfer pembayaran | Diunggah Admin | Konfirmasi langganan |
Lokasi hanya diambil pada saat karyawan menekan tombol absen. Layanan tidak melacak lokasi secara terus-menerus atau di latar belakang.
3. Dasar pemrosesan
- Pelaksanaan hubungan kerja antara Perusahaan dan karyawan, termasuk pencatatan kehadiran yang diwajibkan peraturan ketenagakerjaan.
- Pelaksanaan perjanjian layanan antara Kami dan Perusahaan.
- Kepentingan sah untuk menjaga keamanan Layanan.
Perusahaan bertanggung jawab memberi tahu karyawannya mengenai pemrosesan ini dan, bila diperlukan, memperoleh persetujuan sesuai kebijakan internal dan hukum yang berlaku. Sebagai bantuan, Layanan menampilkan ringkasan kebijakan ini kepada setiap karyawan saat pertama kali masuk dan mencatat waktu bacanya.
4. Siapa yang dapat melihat data
- Karyawan melihat data absensi, jadwal, dan pengajuan miliknya sendiri.
- Admin Perusahaan melihat data seluruh karyawan di perusahaannya, termasuk foto dan lokasi absen.
- Kami hanya mengakses data bila diperlukan untuk dukungan teknis, penagihan, atau pemeliharaan, dan tidak melihat foto karyawan kecuali diminta Perusahaan untuk menyelesaikan masalah teknis.
- Data satu Perusahaan tidak pernah dapat diakses oleh Perusahaan lain.
Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi kepada pihak mana pun. Data hanya dibagikan kepada penyedia infrastruktur berikut (sub-prosesor) yang terikat kewajiban kerahasiaan dan perlindungan data, atau kepada aparat penegak hukum bila diwajibkan undang-undang.
| Sub-prosesor | Layanan | Lokasi |
|---|---|---|
| Oracle Cloud Infrastructure | Server aplikasi dan basis data | Singapura |
| Cloudflare R2 | Penyimpanan foto absensi, lampiran izin, dan bukti bayar | Asia Pasifik (Cloudflare) |
| Resend | Pengiriman email (verifikasi, reset sandi, slip gaji) | Amerika Serikat |
Perubahan sub-prosesor diberitahukan kepada Perusahaan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum berlaku (lihat Syarat Layanan pasal 6).
5. Penyimpanan dan keamanan
- Server dan basis data berlokasi di Singapura; foto dan lampiran disimpan pada sub-prosesor di atas. Semua koneksi terenkripsi (HTTPS). Transfer ke luar Indonesia mengikuti Pasal 56 UU PDP.
- Foto dan lampiran disimpan di penyimpanan privat yang tidak dapat diakses melalui tautan publik. Setiap permintaan file diperiksa hak aksesnya.
- Kata sandi disimpan dalam bentuk hash dan tidak dapat dibaca oleh siapa pun, termasuk Kami.
- Basis data dicadangkan setiap hari.
6. Masa penyimpanan
- Data disimpan selama akun Perusahaan aktif.
- Foto absensi dihapus otomatis setelah 180 hari. Catatan absensinya (jam, status, lokasi) tetap tersimpan.
- Setelah langganan berakhir atau akun dihentikan, data disimpan 90 hari agar Perusahaan dapat memperpanjang atau mengunduh datanya, lalu dihapus permanen beserta foto-fotonya.
- Perusahaan dapat meminta penghapusan lebih cepat melalui kontak di bawah.
7. Hak subjek data
Karyawan berhak mengakses, memperbaiki, dan meminta penghapusan data pribadinya. Karena Perusahaan adalah Pengendali, permintaan tersebut disampaikan kepada Admin Perusahaan; Admin dapat mengubah data karyawan langsung di aplikasi. Bila Perusahaan tidak menanggapi, karyawan dapat menghubungi Kami dan Kami akan meneruskan serta membantu penyelesaiannya.
8. Cookie
Layanan hanya menggunakan cookie sesi dan token keamanan (CSRF) yang diperlukan agar Anda tetap masuk. Tidak ada cookie iklan atau pelacakan pihak ketiga.
9. Anak di bawah umur
Layanan ditujukan untuk hubungan kerja. Perusahaan tidak boleh mendaftarkan pengguna di bawah usia kerja yang sah menurut hukum Indonesia.
10. Perubahan kebijakan
Perubahan yang berarti pada Kebijakan Privasi ini akan diberitahukan kepada Admin melalui email atau pemberitahuan di dalam aplikasi sekurang-kurangnya 14 hari sebelum berlaku.
11. Kontak
Email: halo@ritma.id